Datenschutz – VDA QMC

Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns oberste Priorität. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte.

1. Verantwortlicher

Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)
Behrenstr. 35
10117 Berlin
Tel.: +49 30 897842-0
Fax: +49 30 897842-600
E-Mail: info@vda.de

2. Datenschutzbeauftragter

Rechtsanwalt Nikolaus Bertermann
daspro GmbH
Kurfürstendamm 21
10719 Berlin
datenschutz@vda.de

3. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung (vgl. Ziffer 4) erforderlich sind. Dies sind Daten, die wir im Rahmen der Erfüllung des Verbandszweckes von Ihnen direkt erhalten haben oder uns von Dritten (z. B. Zertifizierungsgesellschaften, Lizenzpartnern) berechtigt übermittelt werden.

4. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten – Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet. Der Verband vertritt und fördert die Interessen der gesamten deutschen Automobilindustrie, insbesondere die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder. Hierzu zählt u. a. die Sicherstellung des Qualitätsmanagements in der Automobilindustrie durch das VDA Qualitätsmanagement-Center (VDA QMC). Das Spektrum reicht von der Entwicklung von Systemen und Methoden bis hin zur Gestaltung der Zukunft von Qualitätsmanagementsystemen in der Automobilindustrie.

Zu diesem übergeordneten Zweck werden folgende Verarbeitungen personenbezogener Daten vorgenommen:

4.1. Gremienarbeit

Das VDA QMC organisiert u. a. seine Arbeit durch Gremien (z. B.: Ausschüsse und Projektgruppen) zu verschiedenen Themenfeldern des Qualitätsmanagements in der Automobilindustrie. Die Gremien setzten sich aus Repräsentanten der Mitglieder zusammen, deren Daten zu diesem Zweck auf der Grundlage der Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO verarbeitet werden. Zu diesem Zweck und auf der gleichen Rechtsgrundlage erfolgt auch die Kommunikation und Übermittlung von Informationen rund um das Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie an die Gremienmitglieder.

4.2. Durchführung von Schulungen und Prüfungen

Im Bereich der Aus- und Weiterbildung im VDA QMC werden u. a. die zuvor in den Projektgruppen erarbeiteten Inhalte in Form von branchenspezifischen Qualifizierungsmaßnahmen an die Mitarbeiter der Automobilindustrie sowohl in Deutschland als auch weltweit durch die Lizenzpartner des VDA QMC weitergegeben. Der große Vorteil besteht darin, dass unter dem Dach des VDA QMC die entsprechenden Kompetenzfelder von den Experten aus den Unternehmen erarbeitet werden, die auch im VDA QMC als Trainer und Prüfer eingesetzt werden können.

Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die im Rahmen der Qualifizierungsmaßnahmen erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die dabei verfolgten Zwecke. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies im Rahmen unserer Vertragsbeziehung oder zur Vertragsanbahnung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO) bzw. zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO) in Bezug auf Daten, die Sie freiwillig angeben, die ein anderer Nutzer für Sie angibt oder die wir von unseren Lizenznehmern erhalten. Die im Folgenden dargestellten Zwecke stellen insoweit zugleich auch unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung dar.

4.2.1. Registrierungs- und Anmeldeprozess

Kontoerstellung und Schulungsanmeldung

Die Anmeldung zu einer gewünschten Schulung erfolgt über unseren Webshop und das dort eingebundene Internationale Training Management Tool (ITMT). Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontoerstellung und Schulungsanmeldung entnehmen Sie bitte unseren Datenschutzhinweisen für den Webshop des VDA QMC.

Prüfungsanmeldung und Zertifikatsverlängerung

Nachdem Sie Ihr Konto erstellt und sich für eine Schulung angemeldet haben bzw. von einem anderen Mitarbeiter hierzu angemeldet wurden, können Sie gegebenenfalls über unsere Website die Zulassung zu einer Prüfung zur jeweils gebuchten Schulung beantragen. Damit wir Ihre Berechtigung zur Prüfungsanmeldung sicherstellen können, müssen Sie Ihren Lebenslauf oder einen anderen Nachweis über die berufliche Erfahrung im produzierenden Gewerbe, Nachweis über die durchgeführten Audits, weitere erforderliche Qualifikationsnachweise sowie ein digitales Passbild für die Auditorenkarte hochladen. Im Übrigen verarbeiten wir Ihre unter Kontoerstellung und Schulungsanmeldung aufgezählten Daten. Nachdem wir Ihren Antrag geprüft haben, erhalten Sie von uns eine E-Mail, in der wir Sie über die Antragszulassung oder -ablehnung informieren.

4.2.2. Durchführung der Schulungen und Prüfungen

Durchführung der Schulungen

Die Schulungen finden vor Ort oder online statt.

Im Rahmen einer Vor-Ort-Schulung wird Ihre Anwesenheit mittels einer Teilnehmerliste überprüft, die von Ihnen zu unterschreiben ist.

Sofern Sie an einer Online-Schulung teilnehmen, erscheint am Tag der Schulung in unserem ITMT ein „Teilnahme“-Button, über den Sie auf die Schulungsplattform unseres Dienstleisters gelangen. Die Schulungen finden als Video-Konferenz über Zoom statt.

Während der Veranstaltung werden Ihnen auf der Plattform unseres Dienstleisters alle Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt. Zudem sind während der Videokonferenz alle Schulungsteilnehmer in Zoom aufgelistet. Über Gruppen- und Einzelchats können Sie mit dem Trainer und den anderen Teilnehmern kommunizieren. Zudem können Sie während der Veranstaltung schulungsrelevante Inhalte für andere Teilnehmer freigeben, um eine Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Durchführung der Prüfungen und Zertifikatsaustellung

Sofern Sie zu einer Prüfung zugelassen wurden, können Sie diese im Nachgang an die Schulungen ablegen. Die schriftliche Prüfung erfolgt entweder vor Ort oder online auf der Plattform unseres Dienstleisters und findet in Form eines Multiple Choice Tests oder eines Fallbeispiels mit offenen Fragen statt. Sofern Sie an einer schriftlichen Prüfung vor Ort teilnehmen, müssen Sie auf der Titelseite der Prüfungsunterlagen Ihren Titel, Vorname, Namen, Geburtsdatum, Prüfungsdatum und -ort angeben. Im Falle einer Online-Prüfung können Sie die Fragen durch Eingaben in eine Prüfungsmaske beantworten.

Mündliche Prüfungen erfolgen ebenfalls vor Ort oder online per Video-Konferenz in Form eines Interviews.

Um Täuschungsversuche zu unterbinden und die Einhaltung der Prüfungsordnung sicherzustellen, setzen wir bei Vor-Ort-Prüfungen Aufsichtspersonen ein. Soweit Sie die Prüfung online ablegen, sind Sie gehalten, während der gesamten Dauer der Prüfung Ihre Webcam einzuschalten. Zudem müssen Sie sich bei Bedarf vor Beginn der Prüfung durch Vorzeigen Ihres Personalausweises (bei einer Online-Prüfung durch das Vorzeigen in die Kamera) ausweisen, damit wir sicherstellen können, dass Sie die zur Teilnahme berechtigte Person sind.

Ihre im Rahmen einer Prüfung vor Ort niedergeschriebenen oder im Falle einer mündlichen Prüfung protokollierten Antworten werden eingescannt und archiviert, sodass die von uns zugelassenen Prüfer diese bewerten können.

Erfolgt die Prüfung online, werden Ihre eingegebenen Antworten sowie Ihre im Rahmen der mündlichen Prüfungen dokumentierte Antworten auf der Schulungsplattform unseres Dienstleisters gespeichert, damit auch diese bewertet werden können.

Auf Grundlage der Bewertung Ihrer Prüfungsleistungen werden anschließend von unserem Dienstleister entsprechende Zertifikate erstellt.

Feedbackbögen

Im Nachgang an die Schulungen und Prüfungen haben Sie die Möglichkeit, diese durch Ausfüllen eines Feedback-Bogens zu bewerten. Die Angabe Ihres Namens ist hierbei freiwillig. Die Feedbackbögen werten wir aus, um unser Schulungs- und Prüfungsangebot zu verbessern.

4.2.3. Schulungen und Prüfungen durch unsere Lizenznehmer

Sofern Sie an von unseren Lizenznehmern durchgeführten Schulungen und Prüfungen teilnehmen, erhalten wir von den Lizenznehmern diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Ausstellung von Prüfungszertifikaten erforderlich sind. Zudem lassen wir uns im Einzelfall Prüfungsanträge zwecks Sicherstellung der Einhaltung der Lizenzvorgaben vorlegen.

Sofern Sie als Trainer oder Prüfer für Schulungen und Prüfungen unserer Lizenznehmer zugelassen werden wollen, erhalten wir von den Lizenznehmern die für die Entscheidung über Ihren Zulassungsantrag erforderlichen personenbezogenen Daten. Sofern Sie bereits zugelassener Trainer oder Prüfer sind, erhalten wir von den Lizenznehmern die für die Feststellung des Fortbestehens der Zulassungsvoraussetzungen erforderlichen personenbezogenen Daten.

4.3. Öffentlichkeitsarbeit/ Kommunikationsarbeit:

Das VDA QMC sendet Information und Kommunikation an Kunden und Mitgliedsunternehmen (z. B. QM Fachartikel an Fachmedien). Hierfür verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adressen und Adressen unserer Kunden und Mitgliedsunternehmen. Die Öffentlichkeits- und Kommunikationsarbeit liegt in unserem berechtigten Interesse. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist die Interessensabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO.

4.4. VDA- und IATF-Zertifizierungen

Als Überwachungsstelle für Zertifizierungen nach den Regelwerken VDA 6.1, VDA 6.2 und VDA 6.4 sowie IATF 16949 verarbeitet das VDA QMC personenbezogene Daten von Auditoren. Sofern Sie als Auditor im Rahmen dieser Regelwerke aktiv sind, entnehmen Sie nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang bitte unseren jeweiligen Datenschutzhinweisen für Auditoren, die Ihnen mittels der zuständigen Zertifizierungsgesellschaft zur Verfügung gestellt werden.

4.5. Betriebstätigkeiten

Das VDA QMC unterhält zum Betrieb des Verbandes geschäftliche Kontakte (z. B. Lieferanten, Catering). Diese beinhaltet die Kommunikation mit und Informationen an diese Geschäftspartner des VDA QMC. Hierzu verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adressen und Adressen. Deren Daten werden zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO) verarbeitet.

5. Internetauftritt:
Das VDA QMC möchte u.a. mit einer optimierten Bereitstellung seiner Services auf den Webseiten der Interessenvertretung und den Kundenwünschen nachkommen. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO für die nachfolgenden Datenverarbeitung, soweit es sich um die Verarbeitungen personenbezogener Daten durch den VDA handelt.

5.1. Server–Log Dateien:Jeder Zugriff auf unsere Web-Präsentation und jeder Abruf einer dort hinterlegten Datei wird protokolliert. Die Speicherung dient internen systembezogenen und statistischen Zwecken. Protokolliert werden: Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Webbrowser und anfragende Domain. Zusätzlich werden IP-Adressen der anfragenden Rechner protokolliert.

5.2. Cookies: Die Webseiten verwenden teilweise sogenannte Cookies. Sie dienen der Nutzerfreundlichkeit, Effektivität und Sicherheit der Internetseiten. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher des Internet-Browsers des Seitenbesuchers gespeichert werden. Die Cookies ermöglichen die Wiedererkennung des Internet-Browsers. Sie können die Zulassung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern. Entscheiden Sie sich für diese Option, können Sie möglicherweise nicht alle interaktiven Features unserer Webseiten und alle unsere Services nutzen.

5.3. Session Cookies: Um Ihnen schnelles Browsen zu ermöglichen und um sicherzustellen, dass Informationen, die Sie eingeben, erinnert werden, benutzen wir “session cookies” auf diesen Webseiten. Ihre Daten bleiben in der Cookie-Datei in Ihrem Browser während der Verbindung gespeichert, werden aber abhängig von der Einstellung Ihres Browser-Programms beim Beenden des Browsers gelöscht.

5.4. weitere Cookies : ein Cookie für den Login in Frontend Homepage www.vda-qmc.de (Forum-Benutzer) die Person welche die Homepage aufruft. z.B. Ansicht Einstellungen, Sucheingaben

5.5. Das Plug in Tool für VDA QMC Forum und die VDA QMC Anmeldeformulare fungieren als Schnittstelle zwischen zum Teil inkompatiblen Systemen beim Im- und Export von Daten aus und in verschiedene Softwaresysteme.

5.6. Analyse-Tools ohne Cookies – Matomo

Diese Webseite benutzt den Open Source Webanalysedienst Matomo. Matomo ermöglicht uns die datenschutzfreundliche Auswertung Ihrer Webseitennutzung, um den Erfolg unserer Angebote zu messen, unsere Angebote zu verbessern und die Inhalte interessanter zu gestalten. Matomo verzichtet für diesen Zweck auf das Setzen von Cookies auf Ihrem Endgerät. Anstelle dessen kommt sogenanntes Fingerprinting zum Einsatz, das die Webseitennutzung mit Hilfe von bereits automatisch übertragenen Daten (z. B. IP-Adresse, Bildschirmauflösung, Seiten-URL) in Kombination mit nutzerseitige Browsereinstellungen erfasst. Die IP-Adresse wird hierbei direkt pseudonymisiert. Aufgrund dieser Voraussetzungen können Besuche und einzelne Seitenaufrufe zwar erfasst werden, Rückschlüsse auf die Identität einzelner Nutzer sind jedoch nicht möglich. Falls Sie die Erfassung Ihrer Seitenbesuche generell unterbinden wollen, haben Sie die Möglichkeit, die Do-Not-Track-Funktion in Ihrem Browser zu aktivieren. Diese Maßnahme ist für alle von Ihnen besuchte Seiten wirksam, die zur Domain „vda.de“ gehören. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Da für die Auswertung nur bereits automatisch übertragene Informationen genutzt werden und keine zusätzlichen Informationen auf Endeinrichtungen gespeichert oder ausgelesen werden, fällt unsere Nutzung von Matomo nicht unter § 25 Abs. 1 TTDSG.

Für diese Website lässt sich die Erfassung Ihrer Seitenbesuche außerdem durch folgende Opt-Out-Möglichkeit unterbinden. Bitte beachten Sie, dass bei Aktivierung dieser Möglichkeit ein Cookie auf Ihrem System gespeichert wird:

Sie haben die Möglichkeit zu verhindern, dass von Ihnen hier getätigte Aktionen analysiert und verknüpft werden. Dies wird Ihre Privatsphäre schützen, aber wird auch den Besitzer daran hindern, aus Ihren Aktionen zu lernen und die Bedienbarkeit für Sie und andere Benutzer zu verbessern.

Ihr Besuch dieser Webseite wird aktuell von der Matomo Webanalyse erfasst. Diese Checkbox abwählen für Opt-Out.

5.7. OpenStreetMap / Landkartendarstellungen

In die Internetseite des VDA QMC ist eine individuell erstellte Landkarte per iFrame eingebunden, die auf dem Kartenmaterial von OpenStreetMap basiert. Wir stellen auf der Karte Standorte unserer Regionalbüros und Zertifizierungsgesellschaften dar. Mit diesem Angebot können Besucher unserer Internetseite etwa das jeweils nächstgelegene Büro einer VDA-Zertifizierungsgesellschaft sehen und kontaktieren. Von den Nutzern dieses Angebots erhebt OpenStreetMap automatisch die IP-Adressen. Um dies Nutzung dieses Services technisch zu ermöglichen, werden IP-Daten der genutzten Endgeräte an Server in der EU und im Vereinigte Königreich übermittelt werden. Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe ist eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. „Mit der Weitergabe der IP-Adresse an OpenStreetMap einverstanden“ Opt-In + Datenschutzhinweis

6. Wer bekommt meine Daten

Der Zugriff auf Ihre Daten innerhalb des VDA ist auf diejenigen Stellen beschränkt, deren Zugriff für die Zweckerfüllung der Verarbeitung erforderlich ist. Zum Teil setzt der VDA Dienstleister ein, die für diesen Zweck Daten erhalten. Wir setzten diese Dienstleister nur ein, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren und die Einhaltung der Vorgaben der EU-Datenschutz –Grundverordnung des Bundesdatenschutzgesetztes garantieren.

7. Speicherdauer und Löschung Ihrer Daten

Die Länge der Speicherung Ihrer Daten richtet sich nach dem Zweck der Datenverarbeitung. Danach speichern wir nur so lange Ihre Daten, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Sind die Daten zur Erfüllung des Zweckes nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn die Weiterverarbeitung ist zum Zwecke der Erfüllung handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder zum Erhalt von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvor-schriften erforderlich.

8. Empfänger von personenbezogenen Daten

8.1. Interne Empfänger

Innerhalb des VDA haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeiter Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen.

8.2. Externe Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger weiter, wenn dies für die Erfüllung der unter Ziffer 4 genannten Zwecke erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis/Verpflichtung besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt. Externe Empfänger können sein:

Auftragsverarbeiter: Externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von (IT-) Services einsetzen, z. B. für die Bereitstellung der Schulungsplattform, der Schulungsunterlagen und Qualifikationsnachweise.
Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z. B. Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.
Durch das VDA QMC zugelassene Trainer und Prüfer
Sonstige Stellen: Auch sonstige Stellen können unter Umständen im Rahmen datenschutzrechtlicher Anforderungen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Insoweit ist die gesetzlich gebotene Vertraulichkeit garantiert.

9. Übermittlung in Drittländer

Sofern wir Ihre Daten an Empfänger in Drittländern außerhalb der EU oder des EWR übermitteln und kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Drittland vorliegt, wirken wir vor der Weitergabe der Daten durch den Abschluss entsprechender Vereinbarungen mit den Empfängern, welche regelmäßig auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln getroffen werden, auf ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Übermittlung hin.

10. Ihre Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen:

Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschung: In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Diese personenbezogenen Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Geltendmachung Ihrer Rechte: Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an datenschutz@vda.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.